Datenschutzerklärung

1. Name der verantwortlichen Stelle im datenschutzrechtlichen Sinne

Forschungszentrum Jülich GmbH
Wilhelm-Johnen-Straße
52428 Jülich
Deutschland

2. Datenschutzbeauftragter

Frank Rinkens
Forschungszentrum Jülich GmbH
Wilhelm-Johnen-Straße
52428 Jülich
Deutschland
Telefon: +49 2461 61-9005
E-Mail: DSB@fz-juelich.de

3. Datenerhebung beim Zugriff auf das Online-Portal

3.1.1 Logdateien des Webservers

In den Logdateien des Webservers werden bei jedem Zugriff auf die Webseite folgende personenbezogene Daten vorübergehend gespeichert:

1. IP-Adresse
2. Datum und Uhrzeit der Anfrage
3. Zeitzonendifferenz zu GMT
4. Inhalt der Webseite
5. Zugriffsstatus (HTTP-Status)
6. übertragene Datenmenge
7. Webseite, von der Sie auf unsere Webseite gelangt sind
8. Webbrowser
9. Betriebssystem
10. Sprache und Version des Browsers

3.1.2 Cookies

Zur Vereinfachung der Authentifizierung (Login) werden Cookies verwendet. Sie speichern in einer Textdatei auf dem Computer der Nutzer dieser Software eine Sitzungs-ID, über die der Login-Status im Online-Portal verwaltet werden kann.

3.1.3 Login

Der Login zum Online-Portal ist über verschiedene Optionen möglich, welche in den folgenden Unterabschnitten zusammen mit den jeweils erhobenen Daten beschrieben werden.

3.1.3.1 E-Mail Callback

Nutzer/-innen geben Ihre E-Mail-Adresse ein, an welche ein kurzzeitig gültiger Link verschickt wird, über den der Login erfolgen kann. Hierbei werden die E-Mail-Adresse und der Zeitpunkt, zu welchem der Callback initiiert wird, für die Dauer der Session gespeichert.

3.1.3.2 eduGAIN

Zum Login im Online-Portal kann auf eduGAIN, eine Föderation zum Single-Sign-On für verschiedene Dienste, zurückgegriffen werden. Dazu werden Nutzer zur Authentifizierung an ihre Heimatorganisation weitergeleitet. Ist die Authentifizierung erfolgreich, wird eine Bestätigung an das JARDS Online-Portal geschickt, sodass anschließend ein Login erfolgen kann. Personenbezogene Daten im Zusammenhang mit diesem Login-Verfahren werden gemäß des GÉANT Data Protection Code of Conduct Version 1.0 erhoben und verarbeitet (http://www.geant.net/uri/dataprotection-code-of-conduct/v1). Der Code of Conduct legt einheitliche Regeln zum Umgang mit diesen personenbezogenen Daten für alle teilnehmenden Dienstanbieter fest. Die verwendete E-Mail-Adresse wird für die Dauer der Session gespeichert.

3.1.3.3 JSC Account

Ein direkter Login über einen JSC Account und ein zugehöriges Passwort ist ebenfalls möglich. Die Infrastruktur für die Accounts wird vom Jülich Supercomputing Centre (JSC) bereitgestellt. Diese Accounts können für verschiedene vom JSC angebotene Dienste verwendet werden. Dabei werden der JSC Account und das Passwort an dieses Online-Portal weitergeleitet und validiert. Das Passwort wird unmittelbar nach der Validierung gelöscht. Der JSC Account und die zugeordnete E-Mail-Adresse werden für die Dauer der Session gespeichert.

3.2 Zweck, Rechtsgrundlage

3.2.1 Die vorübergehende Speicherung der Logdateien geschieht zum Zweck, Störungen und Angriffe zu erkennen und zu beheben bzw. abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In dem genannten Zweck liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3.2.2 Die Cookies verwenden wir, um die bestmögliche Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit auf unserer Webseite zu bieten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. In dem genannten Zweck liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

3.3 Empfänger

Eine Übermittlung der unter 3.1.1 genannten Daten (Logdateien des Webservers) an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften oder wenn die Weitergabe im Fall von Angriffen auf unsere IT-Infrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.

3.4 Dauer der Speicherung

3.4.1 Serverlog-Dateien des Webservers werden nach 7 Tagen nach dem Zugriff gelöscht.

3.4.2 Cookies werden nur während einer Sitzung des Browsers gespeichert. Mit der Abmeldung vom System (Log­out) des Nutzers werden die erstellten Cookies gelöscht.

3.5 Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Webseite und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb dieser Internetseite zwingend erforderlich. Nutzer, die nicht möchten, dass ihre Daten wie beschrieben verarbeitet werden, können diese Webseite nicht nutzen.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer - unabhängig von den vorstehend aufgeführten Speicherfristen - auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Webseite deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.

4. Datenerhebung im Rahmen der Antragsstellung und Begutachtung

4.1 Kategorien von Daten

a) Personendaten

Folgende Personendaten werden von den PIs und den Antrags-/Projektkontaktpersonen (im Folgenden „Persons of Contact“, PCs genannt) sowie von den Projektpartnern erhoben und gespeichert:

• Titel, Vorname, evtl. Rufname, Nachname, Anrede
• Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Institution
• Institut
• Dienstadresse

b) Antragsdaten

Im Folgenden wird eine exemplarische, nicht abschließende Beispielliste der erhobenen Daten in Abhängigkeit der beabsichtigten Nutzung der Rechner angegeben:

• Details zum wissenschaftlichen Ziel des Projekts
• Gegebenenfalls Akronym
• Geplante technische Durchführung des Projekts
• Auflistung anderer Projektanträge der PIs, PCs und Projektpartner bzw. deren Institute
• Beantragte Ressourcen
• Fachgebiet
• Projektpartner

Bei bereits bestehenden Projekten werden gegebenenfalls zusätzliche Daten aus der Datenbank dem Projekt zugeordnet. Im Folgenden wird eine exemplarische nicht abschließende Beispielliste der entsprechenden Daten in Abhängigkeit der bisherigen Nutzung der Rechner angegeben:

• Bewilligte Ressourcen
• Projektstatus
• Ressourcenverbrauch
• Berichte (Statusbericht, Abschlussbericht)
• Lokale Projekt-ID, Akronym, Titel
• Projektname
• Projektbetreuende, Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen von VSR

4.2 Zweck, Rechtsgrundlage:

Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Stellung von Rechenzeitanträgen für Ressourcen des VSR
  Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit.b DSGVO
• Begutachtung der Rechenzeitanträge für Ressourcen von VSR
  Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit.b DSGVO
• Einrichtung und Durchführung von Rechenzeitprojekten für bewilligte Rechenzeitanträge bei VSR.
  Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit.b DSGVO
• Vereinfachung von Verlängerungsanträgen für spätere Rechenzeitvergabeverfahren
  Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit.b DSGVO
• VSR interne statistische Zwecke.
  Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit.f DSGVO
• Ausschluss von Mehrfachbeantragungen
  Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit.f DSGVO

4.3 Empfänger

Die Datenerhebung erfolgt durch die Kommission zur Vergabe von Supercomputer Ressourcen (VSR).

Darüber hinaus erfolgt die Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften oder wenn die Weitergabe im Fall von Angriffen auf unsere IT-Infrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.

4.4 Dauer der Speicherung

Zur Vereinfachung von Verlängerungsanträgen sowie zur Qualitätssicherung bei der Durchführung künftiger Rechenzeitvergabeverfahren werden bewilligte Anträge bis fünf Jahre nach Projektende aufbewahrt, mit Ausnahme von Kopien für Archivierungszwecke in Erfüllung zwingender allgemeiner gesetzlicher Vorschriften. Für die Zwecke einer vollständigen und belastbaren Aussage über die Nutzung der Supercomputerressourcen müssen die Projektdaten und damit auch die Rechenzeitprojektanträge mindestens bis zur Abschaltung des jeweiligen Rechnersystems gespeichert werden.

4.5 Folgen der Nichtangabe, Widerspruchs- bzw. Beseitigungsmöglichkeit

Die Bereitstellung der o.g. Daten ist weder gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben, noch besteht eine Verpflichtung, die Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung der Daten für die Antragsstellung, Antragsbegutachtung und die Durchführung von Projekten über JARDS erforderlich. Das heißt, soweit VSR die o.g. Daten bei einem Antrag nicht bereitgestellt werden, ist eine Projektdurchführung nicht möglich.

5. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten zu Anträgen und Projekten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Ihnen zugeordneten Daten. Ausgenommen sind Auskünfte über Namen technischer und wissenschaftlicher Gutachter/-innen eines Antrags sowie über die nicht für die PIs bestimmten Teile der zugehörigen Gutachten.

Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht, weisen wir Sie an der entsprechenden Stelle darauf hin. Erfolgt die Datenverarbeitung zudem mithilfe automatisierter Verfahren, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Rechtsvorschriften verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (https://www.ldi.nrw.de/).

6. Gültigkeit und Aktualität

Diese Datenschutzerklärung ist unmittelbar gültig und ersetzt alle früheren Erklärungen. Durch Weiterentwicklung kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu überarbeiten. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, und empfehlen Ihnen, sich gegebenenfalls über die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung neu kundig zu machen. Diese ist in der Fußzeile der Webseiten zur Beantragung und Begutachtung von Rechenzeit verlinkt.

Datum: Februar 2022